Dobrze jest, pracując, mieć poczucie dobrze wykonanej roboty. Im więcej wykonanych zadań, tym lepsze samopoczucie. I często więcej wolnego czasu, jeśli nie jesteśmy akurat bardzo zawaleni zadaniami. W tej części serii przedstawię Wam kilka przydatnych wskazówek dotyczących zwiększania produktywności w pracy.
Pracując z komputerem nie trudno zostać rozproszonym. Na szczęście żyjemy w czasach, w których nie jesteśmy skazani sami na siebie. Z pomocą przychodzą nam komputery wraz ze świetnymi narzędziami online. Dzięki takim narzędziom oraz wyrobieniu w sobie pewnych nawyków, zapanujemy nad codziennymi zadaniami i znacząco ułatwimy sobie pracę.
Zaczynamy dzień pracy
Każdy dzień pracy proponuję zacząć od przejrzenia zadań i ustalenia, które z nich można danego dnia realnie ukończyć. To ważne, bo pozwala „zamknąć się” w ramach tych zadań i w rezultacie lepiej się na nich skupić. Jeśli trzeba, podzielmy zadania na takie, które należy zamknąć oraz te, które trzeba mieć na uwadze nawet mimo tego, że nie zajmujemy się nimi. Takimi zadaniami mogą być rzeczy, na które wpływ ma to, co teraz robimy. Pracując, pełną uwagę skupiamy jednak na tym, co najistotniejsze.
Niezaśmiecanie sobie głowy nieistotnymi w danej chwili kwestiami jest bardzo ważne. To może dla niektórych brzmieć, jakbym sądził, że odkryłem Amerykę, ale wiem, jak często wyglądają realia. Myślenie o tysiącu spraw na raz, analizowanie i planowanie na tygodnie do przodu, próbowanie ogarniania dosłownie wszystkiego w jednej chwili. To nigdy nie działa. Planowanie tygodnia zawsze przegra w starciu z planowaniem dnia z jednego prostego powodu. Dużo mniejsze jest prawdopodobieństwo tego, że coś nam wypadnie w ciągu danego dnia niż w ciągu całego tygodnia. A nagłe wypadki potrafią skutecznie zepsuć resztę planów. Środowy nagły wypad do dentysty może nam pogrzebać plany na czwartek i piątek. Dlatego osobiście preferuję planowanie dnia ponad planowanie tygodnia. Łatwiej wtedy naprostować szkody wywołane takim losowym zdarzeniem.
Na rozplanowanie dnia pracy nie poświęcam zwykle więcej niż 20-30 minut. To zazwyczaj wystarczy, aby przeanalizować aktualny stan projektu i określić, co zrobię danego dnia. Oczywiście nie zawsze się to udaje — jest wiele zmiennych, które mają na to wpływ. Istnieją też większe projekty, w których muszę pilnować również zadań zespołu — wtedy takie planowanie może zająć nawet godzinę czy dwie. W takim przypadku zadania zespołowe planuję raz lub dwa razy w tygodniu, jednocześnie aktualizując ich stan i podsumowując postępy. Planując zadania, zyskujemy kontrolę nad przepływem swojej pracy, a planowanie dzienne pozwala nam bez większych szkód na bieżąco wprowadzać korekty i monitorować postępy. Przy okazji będziemy mieli zawsze gotową odpowiedź dla przełożonego na pytanie „co planujesz dziś robić” ;)
Co rano sprawdzam maile. Przeglądam całą skrzynkę i odpowiadam na te istotne wiadomości. W ciągu dnia oczywiście spływają kolejne i staram się na nie odpowiednio szybko reagować, ale główną porą na organizację wiadomości jest poranek. Warto pamiętać, żeby nie pozostawiać ważnych maili bez odpowiedzi. Nawet, jeśli w danej chwili nie możemy zająć się daną sprawą, warto odpisać nadawcy, aby nie poczuł się ignorowany. Osobiście staram się w mailach określić, kiedy zajmę się danym tematem. Od razu wrzucam go też na listę TODO. Czasami nie mogę jednak poświęcić czasu na coś, co planowałem. Wtedy metoda działania jest podobna — informacja o tym, że będzie „obsuwa” i przełożenie zadania w czasie. Uwierzcie mi — jeśli pracujecie z rozsądnymi ludźmi — takie informowanie będzie znacznie lepszą metodą niż ukrywanie braku postępów. Przecież wszyscy jesteśmy ludźmi i każdemu coś może w nieoczekiwanym momencie wypaść.
Narzędzia
W organizowaniu zadań pomóc mogą przeróżne narzędzia. Większość współcześnie dostępnych posiada swoje aplikacje na najpopularniejsze platformy, w dodatku synchronizując dane w chmurze, dzięki czemu są one dostępne zawsze i wszędzie. Wybór konkretnego zależy od indywidualnych preferencji i wymagań. Wiele firm ma już określone narzędzia, jakimi posługują się pracownicy. Jeśli jednak mamy możliwość wyboru, ponad wszystko polecam Todoist. Sam używam i dla mnie jest to niezastąpione narzędzie w organizowaniu zadań. Co prawda za co ciekawsze funkcje trzeba zapłacić, niemniej jednak nawet w darmowej wersji Todoist bije na głowę wszystko, czego dotąd używałem. Dodawanie zadań poprzez wpisywanie naturalnie brzmiącego „kupić mleko w sobotę o 14:00” czy „wizyta u dentysty za tydzień o 17:00” to tylko jedno z naprawdę świetnych rozwiązań tej aplikacji.
Jeśli nie mamy krytycznej potrzeby używania zaawansowanych list TODO, świetnie może się sprawdzić Microsoft ToDo. To prosta aplikacja, która wywodzi się z popularnego Wunderlista (który Microsoft kupił i sukcesywnie przenosi jego funkcje do swojego ToDo). Pozwala na organizację zadań w listy oraz dołączanie do nich notatek. Dodatkowo każda lista może posiadać swoją ikonkę reprezentowaną przez jedną z kilkunastu dostępnych.
W pracy zespołowej sprawdzić może się za to może Trello. Narzędzie to pozwala zespołom współdziałać w ramach metodologii Kanban, dzieląc przepływ pracy na tablice z zadaniami. Dzięki takiemu podziałowi przepływ pracy jest wyraźny i bardzo naturalny. Oznaczanie zadań etykietami pozwala na ich dodatkową kategoryzację, a synchronizacja z usługami chmurowymi i innymi aplikacjami wspierającymi na różne sposoby produktywność bywa zbawienna.
Sam używam jeszcze jednego narzędzia w swojej pracy — notatnika. Czasami wygodniej jest mi zanotować coś analogowo na kartce papieru, ale zdecydowanie częściej używam do tego celu OneNote. To popularna aplikacja, która pozwala na sporządzanie notatek. W zależności od preferencji możemy nawet w nich rysować czy umieszczać naklejki. Swego czasu próbowałem przekonać się do Evernote, ale OneNote jest dla mnie dużo wygodniejszy. Warto jednak spróbować Evernote, jeśli wystarczy nam coś prostszego.
Przerwa ważna rzecz
Każdemu zdarza się wpaść czasami w totalny wir pracy. Zasuwamy wtedy pełną parą, a zadania znikają jedno po drugim, nie wiadomo nawet kiedy. To świetne uczucie. Warto jednak poważnie zastanowić się nad robieniem sobie przerw co pewien czas. Może rzadziej w przypadku takiego flow, ale jednak i wtedy powinniśmy zafundować organizmowi odpoczynek. Swego czasu popularna była metoda Pomodoro, polegająca na robieniu sobie przerwy między zadaniami co określoną ilość czasu (np. 20 minut). Zakładała ona budowanie zadań konkretnych, ale jednocześnie mogących rzeczywiście zająć wspomniany czas. Tak, aby między sąsiadującymi przerwami kończyć jedno zadanie. O ile w niektórych przypadkach może się to sprawdzać, o tyle w pracy w zespole ciężko o wprowadzenie tej metody pracy. Może się ona również okazać niewygodna dla części zespołu.
Dlatego też polecam wstać od komputera na 5 minut raz na godzinę. Rozprostować kości, zerknąć przez okno, dać się wzrokowi i plecom odprężyć. Niestety, pozycja siedząca nie jest dla naszego organizmu naturalna. Przesiadywanie długimi godzinami w takiej pozycji — która, nawiasem mówiąc, często odstaje i to mocno od sugerowanej przez przepisy BHP postawy przy komputerze — może nam z czasem zepsuć zdrowie. W myśl zasady „lepiej zapobiegać niż leczyć” warto stosować się do tej w gruncie rzeczy prostej wskazówki. Nie wspomnę już o konieczności ruchu poza pracą. Część z nas dobrze wie, co byłoby dla niego najlepsze w ramach zajęć ruchowych. Bieganie, siłownia, długi spacer, proste ćwiczenia w domu — opcji do wyboru jest sporo. Inni będą potrzebowali spróbować, jaka metoda aktywności fizycznej jest dla nich odpowiednia. Organizm z pewnością nam za to podziękuje.
Dłuższa przerwa w ciągu dnia należy się każdemu. Jeśli mamy wybór, proponuję robić ją w połowie czasu pracy i odejść wtedy od komputera. Niech organizm odsapnie, rozprostuje kości, zajmie się czymś innym. Jeśli przerwa jest wystarczająco długa, można nawet pozwolić sobie na drzemkę — o ile posiadacie w biurze wygodne i w miarę ciche miejsce. Dwudziestominutowa drzemka może zdziałać cuda — o ile sypiamy o regularnych porach.
Robienie sobie przerwy w połowie czasu pracy ma jedną ważną zaletę. Po kilku godzinach pracy pozwala organizmowi zebrać siły na drugie tyle. Robią nam się dwie równe porcje godzinowe z pokaźną dziurą pośrodku. Rzecz jasna nie jest to jedyna słuszna opcja, jednak ja staram się z takiej korzystać — choć jak to czasami bywa, nie zawsze jest to możliwe.
Muzyka dobra na wszystko
Jestem osobą ceniącą sobie ciszę. Większość zadań jestem w stanie wykonać przy szumie wkoło czy rozmowach zaraz obok. Są jednak rzeczy wymagające dużo większego skupienia, a wtedy trzeba się odciąć. Zakładam wtedy słuchawki na uszy i włączam to, na co akurat mam ochotę. Praca często idzie wtedy znacznie sprawniej, niż gdyby ta muzyka nie grała. Oczywiście tak, jak napisałem, nie wiszę na słuchawkach cały czas. To tylko „wspomagacz” na trudniejsze, bardziej złożone zadania wymagające większego skupienia.
Znam osoby, które słuchają na słuchawkach audiobooków lub różnego rodzaju dyskusji, w co mniej przesiąkniętych reklamami radiostacjach. I tutaj każdy powinien spróbować, co jest dla niego najlepsze. O ile to jest możliwe, bo bywa, że przełożeni źle patrzą na słuchawki na uszach.
Gdy zbliżamy się już do „ostatniego dzwonka”, warto na chwilę się zatrzymać i zastanowić, czy na pewno ze wszystkim się uwiniemy do końca dnia. I o ile czasami można zostać kilka czy kilkanaście minut dłużej (czasem godzin ;)), by dokończyć naprawdę palące zadania, o tyle zwykle powinniśmy uciąć te istniejące w rozsądnym miejscu. Jeśli wiemy, że nie wyrobimy się do końca dnia, zakładamy zakończenie zadań w określonym położeniu. W razie konieczności powiadamiamy też kogo trzeba o stanie pracy. Często lepiej zawczasu powiedzieć komu trzeba, że nie wyrobimy się z zadaniami niż potem żałować, że się tego nie zrobiło. Wcześniejsze powiadomienie przełożonych pozwala na szybką reakcję i reorganizację pracy. Wiadomo, że z osobami wyżej postawionymi w hierarchii firmy bywa różnie, ale to jednak ważne, by o opóźnieniach informować odpowiednio wcześniej. To oznaka odpowiedzialności i powinna zostać doceniona.
Jeśli jednak takie opóźnienia zdarzają się zbyt często, to może oznaczać, że powinniśmy zmienić metody planowania. Zmniejszyć ilość zadań, trochę przyhamować. Jeśli planujemy każdego dnia i mamy wszystko pod kontrolą, reakcja na każdą anomalię będzie o wiele prostsza, bo od razu zauważymy, co dokładnie nie gra.
Na koniec chciałbym przedstawić świętą zasadę każdego porządnego człowieka — nie wynoś pracy z pracy. Dzięki listom zadań, notatnikom i zorganizowanemu przepływowi naszych zadań będzie to o wiele prostsze. Narzędzia, z których korzystamy, pozwolą odciążyć naszą głowę i dać umysłowi możliwość zwyczajnego zapomnienia o tym, co w pracy. Nasz „pracowniczy mózg” leży gdzieś w chmurze i czeka na kolejny dzień pracy, a my możemy zająć się domem, rodziną, wypadem na miasto ze znajomymi czy niezliczoną liczbą różnych innych aktywności.
A jakie są Wasze sposoby na organizację czasu pracy? Podzielcie się nimi w komentarzu.
