Microsoft Word, Excel i PowerPoint, wchodzące w skład pakietu Office, są jednymi z najważniejszych produktów Microsoftu. Nic dziwnego, że zespół ciągle pracuje nad jego udoskonalaniem i stara się wprowadzać nowe i przydatne funkcje. Sytuacja w ostatnim roku sprawiła, że jak nigdy wcześniej zmuszeni byliśmy do pracy zdalnej, a co za tym idzie zmieniły się też zasady pracy zespołowej. To właśnie na tym aspekcie ostatnio pracował zespół amerykańskiej firmy. Ogłoszono, że właśnie rozpoczęto wdrażanie nowoczesnych komentarzy do edytora Microsoft Word – tym samym grupowa praca nad dokumentem staje się jeszcze lepsza.
Stare komentarze były niewystarczające
Ktoś może sobie zadać pytanie, co można usprawnić w tak prostej z zasady funkcji, jaką jest komentarz. Przecież to tylko zaznaczenie fragmentu tekstu i uzupełnienie go odpowiednim opisem, a rozwiązanie zaimplementowane w pakiecie Office i tak szło o krok dalej, gdyż pozwalało na dodawanie odpowiedzi. Nie był to jednak system idealny.
Problematyczne było śledzenie zmian czy też nowych komentarzy – brakowało systemu powiadomień. W odchodzącej wersji nie można również sporządzać szkiców komentarzy – albo publikujemy od razu, albo przygotowujemy go sobie gdzieś na boku i dodajemy, kiedy będzie w całości gotowy.
Dla kogoś niepracującego nad dokumentami w zespole mogą to być tylko błahostki, natomiast w rzeczywistości są to ograniczenia niepozwalające w pełni wykorzystać potencjału pracy grupowej. Na szczęście, od jakiegoś czasu do webowej i mobilnej wersji Microsoft Word wprowadzony został nowy system komentarzy, który od teraz zaczyna być wdrażany do desktopowej wersji.
Microsoft Word z nowymi, nowoczesnymi komentarzami
Nowoczesne komentarze są fundamentem pod bogatsze środowisko współpracy w zespole. Funkcja ta zyskuje nowe możliwości. Jedną z najważniejszych jest @mention, czyli możliwość wzmianki konkretnego użytkownika, który otrzyma powiadomienie email. Funkcja ta idzie o krok dalej – wprost z emaila z powiadomieniem będziemy mogli przenieść się do dokumentu lub odpisując na wiadomość dodać nową odpowiedź do komentarza. Brzmi to świetnie, bo nie trzeba będzie otwierać specjalnie dokumentu, żeby móc zareagować na wzmiankę.
Zmiana dotyczy również odświeżonego wyglądu sekcji komentarzy. Zyskujemy elastyczność w sposobie ich przeglądania i interakcji z nimi. Zamiast wyświetlać domyślnie komentarze po prawej stronie dokumentu, tuż obok tekstu, Microsoft daje nam możliwość wyświetlenia ich w osobnym panelu. W ten sposób będziemy mogli się bardziej skupić na opiniach, które są najbardziej istotne dla dokumentu. To naprawdę spore uproszczenie, które może pozytywnie wpłynąć na efektywność pracy.
Dzięki nowemu systemowi komentarzy będziemy mogli zachować większą kontrolę nad tym, co i kiedy chcemy napisać. W końcu będziemy mogli odpowiednio zredagować nasze uwagi, zanim te będą widoczne dla innych. Jak pisze Microsoft:
Dzięki nowoczesnym komentarzom nie musisz się już martwić, że inni zobaczą Twoje komentarze, zanim skończysz je edytować. Po sporządzeniu szkicu nowego komentarza lub odpowiedzi kliknij przycisk Opublikuj lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl + Enter (Windows) lub Cmd + Enter (MacOS), aby podzielić się swoimi przemyśleniami z innymi. Teraz komentarz lub odpowiedź może edytować tylko osoba, która je utworzyła.
Odpowiednie narzędzia i możliwości na miarę zespołowej pracy zdalnej
Wprowadzone przez Microsoft nowe możliwości komentowania wydają się być brakującym ogniwem dla efektywnej zespołowej pracy zdalnej. To właśnie ten system, jak żaden inny, wymagał dopracowania – szczególnie kiedy nie możemy spotkać się z zespołem i wyjaśnić sobie w rozmowie naszych wątpliwości.
System, który zaproponowali Amerykanie, eliminuje potrzebę osobistych rozmów czy prowadzenia skoordynowanych harmonogramów, zapewniając sporą elastyczność w dostarczaniu swoich uwag i spostrzeżeń. Co warte zaznaczenia, będzie to finalnie spójne środowisko, z którego będziemy mogli skorzystać zarówno w Word, Excel i PowerPoint.
Aktualizacja jest już wdrażana do produkcyjnej wersji pakietu Office dla Windowsa i niebawem wszyscy użytkownicy powinni mieć możliwość skorzystania z nowego systemu komentarzy. Użytkownicy macOS powinni uzbroić się w nieco więcej cierpliwości – opisywana zmiana trafiła najpierw do wersji Preview.
