Ministerstwo Cyfryzacji opóźniło wprowadzenie e-Doręczenia i zapowiada okres przejściowy, aby urzędy i inne organy administracyjne mogły zapoznać się z systemem. Na kiedy przełożono wdrażanie, jakie instytucje będą zobowiązane do dołączenia do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych i jak będzie wyglądał okres przejściowy?
Nowy system dotrze z opóźnieniem
E-Doręczenia to odpowiedniki listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, które pod względem prawnym są równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą z takowym potwierdzeniem.
Zgodnie z wcześniejszymi informacjami metoda ta miała zostać wprowadzona do urzędów i organów administracyjnych od dnia 1 października 2024 roku. Rząd ogłosił jednak, że e-Doręczenia nadejdą nieco później, bo 1 stycznia 2025 roku. Według Dariusza Standerskiego, pełniącego rolę sekretarza stanu w Ministerstwie Cyfryzacji, zmiana ta jest niezbędna, aby przeprowadzić proces legislacyjny.
Powodem takiego opóźnienia jest przede wszystkim brak mobilizacji podmiotów publicznych. Jak wynika z przekazanych przez władzę informacji, wzrost nadanych ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych) jest nieznaczny. Dlatego też Ministerstwo Cyfryzacji postanowiło odroczyć termin wdrożenia e-Doręczeń oraz zaproponowało roczny okres przejściowy.
Jakie organy będą musiały korzystać z doręczeń elektronicznych?
Krajowy System Doręczeń Elektronicznych od 1 stycznia 2025 roku ma znaleźć zastosowanie w organach administracji rządowej i jednostkach budżetowych obsługujących te organy, a także w siedzibach organów kontroli państwowej, ochrony prawa czy jednostkach budżetowych. E-Doręczenia trafią też do Narodowego Funduszu Zdrowia, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wraz z zarządzanymi przez niego funduszami, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wraz z funduszami oraz m.in. agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej czy Polskiej Akademii Nauk.
Obowiązek ten obejmie też podmioty niepubliczne wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy i restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy czy notariusz.
Jak będzie wyglądał okres przejściowy na wprowadzenie e-Doręczenia?
Okres przejściowy na wdrożenie e-Doręczeń m.in. do urzędów potrwa od 1 stycznia aż do 31 grudnia 2025 roku. Jest on konieczny, aby skutecznie wprowadzić e-Doręczenia w podmiotach publicznych. Będzie to czas na stopniowe dostosowanie się do nowych metod, rozwiązań i sposobów prowadzenia wszelkich korespondencji urzędowych. W tym wyznaczonym czasie możliwe będzie równoważne doręczanie dokumentów pocztą, ePUAP-em czy innymi systemami.
Ten czas jest konieczny, aby organy administracyjne mogły wprowadzić kilka znaczących zmian w sposobie swoich działań, w tym zapewnić:
- zmianę sposobu nadawania korespondencji,
- prawidłowe korzystanie z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publicznej usługi hybrydowej (PUH),
- nadanie pracownikom uprawnień do skrzynki doręczeń,
- podpisy elektroniczne osobom upoważnionym,
- archiwizowanie dokumentów elektronicznych,
- elektroniczny obieg dokumentów.
